PRINCE2 im Überblick

PRINCE2 (PRojects IN a Controlled Environment) ist eine skalier- und adaptierbare Projektmanagementmethode, welche dem „Best-Practice“-Gedanken folgt. PRINCE2 sieht unterschiedliche Phasen für ein Projekt vor, welche von der Vorbereitung bis zum Abschluss des Projekts alle Hierarchien, von der Leitungsebene, über das Projektmanagement bis hin zur ausführenden Ebene, einbeziehen. Dies sorgt für klare Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

PRINCE2 sieht dabei unterschiedliche Phasen für ein Projekt vor, welche in Ausgestaltung und Umfang sehr stark an die jeweiligen Projektanfordernisse angepasst werden können.

Dieser Artikel wirft einen Blick auf die sieben Grundprinzipien von PRINCE2 und erläutert, wie deren Berücksichtigung eine Basis für erfolgreiche Projektarbeit sein kann:

1. Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung
2. Lernen aus Erfahrungen
3. Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten
4. Steuern über Managementphasen
5. Steuern nach dem Ausnahmeprinzip
6. Produktorientierung
7. Anpassen an die Projektumgebung

Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung

Vielleicht kennen Sie diesen Fall: Um bestimmte Geschäftsprozesse im Unternehmen zu optimieren, wird beschlossen, eine Software einzuführen. Bestimmt gibt es zu Beginn auch irgendeine Berechnung, ob das Vorhaben lohnend ist – und dabei können neben finanziellen Aspekten auch Themen wie Schnelligkeit oder Produktionssicherheit eine Rolle spielen (nebenbei gesagt, sind auch dies Themen, die sich am Ende wieder finanziell auswirken werden).

Was geschieht aber, wenn sich Rahmenbedingungen oder das Projekt selbst im Verlauf der Durchführung ändern? Dies kommt tatsächlich nicht selten vor und kann unterschiedlichste Ursachen haben, wie zum Beispiel:

• Neue Erkenntnisse im Verlauf des Projekts (alle Beteiligten lernen im Verlauf eines Projekts dazu. Fast nie ist es möglich, alle relevanten Fakten bereits zum Start eines Projektes zu kennen.)
• Neue Trends am Markt
• Ein Wettbewerber, der schneller war
• Neue Gesetzgebungen

Diese Liste ließe sich noch fortsetzen. Klar wird aber, dass es entscheidend ist, die geschäftliche Rechtfertigung eines Projekts nicht zur zum Start, sondern fortlaufend zu prüfen und ggf. den erstellten Business Case oder/und das Projekt selbst an neue Erkenntnisse anzupassen.

PRINCE2 sieht vor, dass dies regelmäßig geschieht. Die Projektmanagementmethode basiert auf einer phasenweisen Vorgehensweise, zum Abschluss jeder Phase wird der ursprünglich erstellte Business Case überprüft.

Lernen aus Erfahrung

Eine charakteristische Eigenschaft eines Projekts ist, dass es einzigartig ist (im Gegensatz zu Prozessen, wo eine regelmäßige Wiederholung vorliegt).

Umso wichtiger ist es, bei Projekten aus Erfahrungen zu lernen, die auf das Projekt übertagen werden können. Und zwar:

• Vor dem Projekt (Erfahrung aus vergangenen Projekten);
• Während des Projekts (um ständige Verbesserungen vorzunehmen);
• Beim Projektabschluss (um Erfahrungen aus diesem Projekt für künftige Projekte verfügbar zu machen).

So wird bei PRINCE2-Projekten ein Erfahrungsbericht gepflegt, um diese wertvollen Informationen bestmöglich und strukturiert zu nutzen.

Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit innerhalb eines Projekts: Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten. Jedoch in der Praxis tatsächlich oft ein Manko. So kommt es nicht selten vor, dass die Befugnisse eines Projektmanagers (gerade bei bereichsübergreifenden Projekten) nicht klar abgegrenzt sind, oder die Unternehmensleitung bei Projekten bei zu stark auf operative Themen Einfluss nimmt, die eigentlich eigenverantwortlich durch Projektmanager oder zuständige Lieferanten gesteuert werden sollten. Hinzu kommt, dass bei Projekten unterschiedliche Stakeholder eine Rolle spielen.

PRINCE2 sieht hier grundsätzlich folgende Stakeholder vor:

• Vertreter der geschäftlichen Interessen
• Benutzer
• Lieferanten

Außerdem wird durch PRINCE2 eine klare Teamstruktur mit klaren Kommunikationswegen gefordert. In der Praxis ist dies elementar. Nicht wenige Projekte geraten aufgrund von Schwächen bei diesem Prinzip in Schieflage. Einfach zu vermeiden.

Steuern über Managementphasen

Wann und wie wird das Management eines Unternehmens in ein Projekt involviert? Entscheider haben im Regelfall nicht die zeitlichen Kapazitäten, um ein Projekt intensiv zu betreuen – und schließlich gibt es dafür ja auch einen Projektmanager.

PRINCE2 verfolgt hier den pragmatischen Ansatz einer phasenbasierten Projektsteuerung. Am Ende einer Projektphase wird (im Zuge eines Phasenübergangs) die Unternehmens- oder Programmleitung involviert, um eine abgeschlossene Phase zu bewerten, die Planung der anstehenden Phase zu besprechen, und (unter anderem) auch den Business Plan des Projekts zu überprüfen (siehe Punkt 1).

Diese Vorgehensweise entlastet die Unternehmensleitung zeitlich enorm, ermöglicht aber trotzdem eine optimale Einbindung in Bezug auf die Steuerung und Entscheidungsfällung bei Projekten. Dabei kann durch einen passend gewählten Zeitraum für die jeweiligen Phasen eine eng- oder weitmaschigere Einbeziehung der Leitung vorgenommen werden.

Steuern nach dem Ausnahmeprinzip

Der vorhergehende Punkt „Steuern über Managementphasen“ sieht vor, dass Entscheider eines Unternehmens nur bei bestimmten Punkten innerhalb eines Projekts koordiniert ins Boot geholt werden, was die entsprechenden Führungspersonen entlastet. Im Gegenzug muss sichergestellt werden, dass das Projekt innerhalb einer Projektphase eigenverantwortlich durch einen Projektmanager gesteuert werden kann.

Hier kommen Toleranzen ins Spiel, die in Bezug auf Zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Risiko und Nutzen des Projekts definiert werden. Innerhalb dieser Toleranzen kann das Projekt durch den jeweiligen Projektmanager gesteuert werden. Zum Ende einer Managementphase wird die jeweilige Leitung dann über den Projektfortschritt und den Status quo zu den vorgenannten Dimensionen unterrichtet.

Erst wenn innerhalb einer Managementphase die Überschreitung einer Toleranz abzusehen ist, wird das Management unverzüglich durch einen Ausnahmebericht informiert, so dass entsprechende Maßnahmen abgestimmt werden können.

Auch dieses Grundprinzip sorgt für eine Entlastung von Entscheidern innerhalb von Projekten.

Produktorientierung

Ein Grundprinzip von PRINCE2 ist die Produktorientierung innerhalb eines Projekts – im Gegensatz zur Aktivitätenorientierung. Dabei kann das „Produkt“ ein physikalisches Produkt, ein Stück Software, aber auch eine Veranstaltung oder eine Kombination aus unterschiedlichen Teilprodukten sein, z.B. ein Bahnhof mit dazugehörender Infrastruktur, oder ein Marketingportal mit Einführungsworkshops und dazugehörenden Prozessen.

Mit PRINCE2 lassen sich Projekte jeder Art managen. In allen Fällen, spielt das resultierende Produkt jedoch die entscheidende Rolle, was in vielen Aspekten durch die Methode berücksichtigt wird: Planung, Qualität, Risiken, Änderungssteuerung, Produktabnahme, und viele mehr.

Anpassen an die Projektumgebung

Manchmal höre ich bei Gesprächen mit Kunden die Frage: „Lohnt es sich bei diesem eher kleinen Projekt denn, mit PRINCE2 zu arbeiten? Ist das nicht überdimensioniert?“

Nun, das kommt darauf an, wie man PRINCE2 an die Projektumgebung anpasst. PRINCE2 ist eine universelle Methode und kann für Projekte jeder Art und Größe in unterschiedlichsten Organisationen eingesetzt werden.

Angepasst wird die Methode beispielsweise an:

• Art und Umfang des Projekts
• Strukturen des Unternehmens
• Vorhandene Instanzen im Unternehmen: z.B. Qualitätsmanagement
• Formale Aspekte, z.B. bedingt durch Berichtswesen oder Revision

Kurzum: Auch bei kleinen Projekten lohnt es sich, die Prinzipien von PRINCE2 anzuwenden. Dabei ist es jedoch entscheidend, angemessen zu agieren. So kann zum Beispiel die Dokumentation so angepasst werden, dass gerade bei kleineren Projekten nur so viel Schreibarbeit entsteht, wie für diese Art von Projekt sinnvoll.

Durch die Anpassung an die Projektumgebung kann aber auch die Verwendung von agilen Frameworks (wie z.B. Scrum) in Verbindung mit PRINCE2 möglich gemacht werden – auch hier so flexibel, dass eine optimale Anpassung an Ihr Unternehmen und Ihr Projekt sichergestellt ist.