Eine ganz banale Frage?
Zugegeben, die Frage in der Headline dieses Artikels mag zunächst etwas banal anmuten. Wir alle arbeiten doch ständig in Projekten: Wir kümmern uns um Großprojekte, Dauerprojekte, eilige Projekte, Lieblingsprojekte – beruflich und privat. Bei vielen von uns steht „Projektmanager“ auf dem Visitenkärtchen. Das Thema ist doch eigentlich zu banal. Wirklich?
Die rb omnichannel GmbH unterstützt Unternehmen und Organisationen im Rahmen von großen und kleinen Projekten. Und tatsächlich stellt sich die Frage "Was ist eigentlich ein Projekt?" ziemlich häufig – spätestens wenn es um personelle Ressourcen für das Projekt geht.
Aber stellen wir zunächst eine andere Frage...
Immer wieder lerne ich Projektmanager in Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größen kennen. Die managen auch den ganzen Tag Projekte – so wird das oft gesagt. Die Sales-Projektmanagerin vertreibt erfolgreich die Produkte des Unternehmens. Der Marketing-Projektmanager managt ein Marketing-Projekt nach dem anderen.
Aber handelt es sich bei diesen Tätigkeiten tatsächlich um Projekte? In den meisten Fällen streng genommen nicht, denn hierbei sind eigentlich Prozesse gemeint. Genau: „Business as ususal“. Es wäre sogar ganz fatal, wenn sich die Vertrieblerin oder der Marketer im Alltag ausschließlich um Projekte kümmern würden. Vermutlich würde das betreffende Unternehmen nichts mehr verkaufen, kein Produkt würde auf der Website beworben werden, kein neuer Kunde würde akquiriert werden.
Warum ist das so? Ganz einfach: Bei „Business as ususal“ geht es um Prozesse, nicht um Projekte. Und genau deshalb managen viele Menschen mit dem Titel „Marketing-Projektmanager“ oder „Sales-Projektmanagerin“ im Tagesgeschäft gar keine Projekte – und das ist auch gut so. Denn Prozesse, so denn sie gut aufgesetzt wurden, ermöglichen eine effiziente und effektive Erledigung genau dieser Tätigkeiten.
Und dann kommt plötzlich ergänzend zu „Business as usual“ das „echte Projekt“, zum Beispiel die Einführung eines neuen Systems im Bereich Marketing. Oft stellt sich dann die Frage wie diese meistens unterschätzten Zusatzarbeiten (neben dem Tagesgeschäft) erbracht werden können.
Es gibt eine schöne Definition des Begriffs „Projekt“ innerhalb der Projektmanagementmethode PRINCE2 (Projects IN a Controlled Evironement):
„Ein Projekt ist eine für einen befristeten Zeitraum geschaffene Organisation, die mit dem Zweck eingerichtet wurde, ein oder mehrere Produkte in Übereinstimmung mit einem vereinbarten Business Case zu liefern.“
Mit dem Begriff „Produkt“ sind hierbei natürlich nicht nur physische Produkte, sondern auch nicht-physische Produkte, wie zum Beispiel Dienstleistungen, gemeint.
Wenn man sich diese Definition eines Projekts einmal genauer anschaut, wird schnell klar, wie sich ein Projekt von „Business as usual“ unterscheidet. PRINCE2 führt das noch genauer aus – und zwar anhand von fünf charakteristischen Merkmalen, die ein Projekt ausmachen:
Klar, ein Projekt, das keine Veränderung bringt, macht keinen Sinn. Eigentlich glasklar, dass dies ein Merkmal eines Projekts sein muss. Übrigens ist dies auch ein typischer Unterschied zwischen Projekt und Prozess.
Anders ausgedrückt: Häufig ist das Ziel eines Projekts die Veränderung von Prozessen.
Das Thema „Befristung“ geht typischerweise mit dem vorgenannten Thema „Veränderung“ einher. Sobald die gewünschte Veränderung eingetreten ist, endet das Projekt im Regelfall.
Für Unternehmen kann dadurch oft externes, temporäres Projektmanagement eine gute Antwort auf diese Befristung von Projekten sein.
Typischerweise sind unterschiedliche Bereiche oder Abteilungen eines Unternehmens in ein Projekt involviert. Oft arbeiten diese Personen im Tagesgeschäft nicht zusammen, was bei einem Projekt zu besonderen Herausforderungen führt.
Um ein Beispiel zu nennen: Bei einem Marketingtechnologie-Projekt wird es erforderlich, dass die Marketing-Abteilung plötzlich mit Stakeholdern der Bereiche IT, Datenschutz oder Controlling spricht.
Während in Unternehmen Prozesse täglich in standardisierter Form durchlaufen werden, sind Projekte einzigartig. Dies bringt besondere Herausforderungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit sich, da eben Neuland betreten wird. Klar, denn ein Projekt bring Veränderung mit sich, und das erfordert, neue Gebiete zu betreten.
Und da Projekte einzigartig sind, kann es oft hilfreich sein, externe Experten ins Boot zu holen, die Erfahrung bereits in ähnlichen Projekten gesammelt haben. Das macht die „Einzigartigkeit“ gleich weniger schlimm.
Die vorgenannten Eigenschaften eines Projekts bringen auf den ersten Blick vor allem eines: Unsicherheit. Projekte sind riskanter als „Business as usual“.
Die Nutzung einer klaren Projektmanagement-Methodik hilft, diese Unsicherheiten und Risiken zu minimieren. Auch dabei unterstützt Sie rb omnichannel.
Haben Sie Fragen, oder möchten Sie weitere Details zu den vorgestellten Themen mit mir besprechen? Kontaktieren Sie mich jederzeit über unser Kontaktformular oder rufen Sie mich unter 04121 6460410 an. Bei Ihrem Projekt unterstützt Sie die rb omnichannel GmbH gerne.
Herzliche Grüße
Ihr Roland Bühler